비즈니스 문서 작성팁 - 도해를 활용한 문서 작성

이웃나라 일본 사람을 가리켜 꼼꼼하다고 한다. IT 인프라 구축이 일본보다 앞서면서 한국의 인터넷 비즈니스가 급속도로 대중화되고 성장하면서 일본보다 우월하다고 생각하는 많은 사람들이 일본의 실상을 보고는 혀를 내두른다. 필자 주변 일본의 기업과 제휴, 협력관계를 맺는 업무에 종사하는 사람들의 이야기를 들어보면 그들의 꼼꼼함에 대해 감탄을 금할 수 없다.

우리 같으면 금방 만들 수 있는 인터넷 홈페이지도 그들은 배 이상의 시간이 걸린다. 그것은 개발할 홈페이지에 대한 꼼꼼한 기획과 문서 작성이 그 이유이다. 그저 머릿속에 든 내용을 실천에 옮기면 됨에도 불구하고 그들은 반드시 문서로 구체화해서 기록에 남기려 한다. 대개 우리나라같으면 간단한 구두회의를 통해 전달할 수 있는 내용임에도 불구하고 그들은 문서화해서 정리한다.

이런 그들의 비즈니스 관례는 그 어떤 나라보다도 문서 작성, 즉 비즈라이팅에 대한 체계적인 기술력을 가질 수 있게 되었다. 또한 머릿 속의 생각을 구체적으로 문서화해서 표현하는 문서 작성 기술이 발달하게 되었다. 실제 문서 작성과 관련된 서적과 각종 기획서적, 문서 정리와 정리법 등에 대한 서적 상당수가 일본에서 건너온 것들이 많다. 일본에서 건너온 문서 작성과 관련된 서적을 보면 그들의 우수한 비즈라이팅 기술을 알 수 있다. 물론 우리의 Speed는 빠른 인터넷 비즈니스의 성장과 발전을 가져다 주어 좋은 면도 있다.

많은 일본 서적 중에서 특히 눈에 띄는 것은 도해와 관련된 것들이다. 도해란 글, 말로 구성된 내용을 그림으로 표현하는 것을 가리킨다. 그림은 도형과 도표, 그래프, 차트 그리고 핵심어로 구현된 문장으로 구성된다. 100마디의 말보다는 간략하게 정리된 10 문장의 글이 더 효과적이며, 10문장의 글보다는 하나의 그림이 훨씬 함축적인 표현이 가능하다.

실제 1980년대 전후반에 GE에 취임한 잭 웰치는 어려움에 봉착한 GE를 구하고자 고민을 하다가 도해를 활용해 경영전략을 수립했다. 그는 1983년 1월에 식사를 하던 중에 불현듯 떠오른 생각을 냅킨에 그림으로써 생각을 정리했다. 그때 그가 그린 것은 단지 세 개의 원이었다. 원 하나에는 GE의 기존 핵심 사업, 두 번째에는 높은 수익을 기대할 수 있는 전략 사업, 세 번째는 적은 투자로 높은 수익을 거둘 수 있는 캐시카우가 되는 기반 사업을 그렸다. 그리고 그 원에 포함되지 않은 사업들은 고치거나 매각하거나 폐소했다. 그는 전 사원에게 이러한 경영방침을 이해시키고 설득하는데 이 세개의 원을 이용했다. 구두나 글로서 이를 표현하려면 오랜 시간이 걸리지만 간단히 원만으로 표현된 그의 도해는 누구나 쉽게 이해할 수 있었다.

도해는 마치 지도와 같다. 지도는 지구 표면을 일정한 축척에 따라 평면 위에 표현한 그림을 말한다. 지도는 여러가지 기호와 문자, 색을 이용해 쉽게 바다, 육지, 산 그리고 건물 등을 구분한다. 도해도 마찬가지로 생각과 표현하려는 의견을 그림으로 표시해준다. 지도를 보면 한 눈에 가고자 하는 곳의 위치를 파악할 수 있다. 현재 내가 위치한 곳과 가고자 하는 곳까지의 최단거리에 대한 정보도 쉽게 알 수 있다. 도해도 마찬가지이다. 도해로 정리한 문서는 이해하기가 쉽다.

 

MS워드가 글로써 생각을 정리한다면 파워포인트는 그림으로 정리해준다. 즉, 파워포인트는 도해를 도와주는 프로그램이다. 파워포인트를 잘 다룬다는 것은 파워포인트의 기술적인 사용법을 잘 이해한다는 것이 아니다. 그건 생각을 그림으로 잘 표현한다는 것을 뜻한다. 비즈니스 문서는 직관적으로 구성되어야 하며 한 번 보고 바로 그 뜻을 전달할 수 있어야 한다. 그렇게 하기 위해서는 도해를 이용해 그림을 그려 정보를 전달하는 습관을 드려야한다.

그림을 잘 그리기 위해서는 평소 평면적 사고에서 벗어나 입체적으로 사고하는 습관을 들여야 한다. 문서를 작성할 때에 머릿속의 생각을 선형적으로 정리하기 보다는 핵심 단어 위주로 구성하도록 한다. 그렇게 구성된 단어간에 상호관계를 생각해본다. 키워드간의 논리관계가 인과관계인지 상호 대립관계인지 등을 고려해서 키워드들을 배치해본다. 그렇게 배치된 키워드를 좀 더 확장해서 표현해나가면서 그림으로 생각을 정리하는 습관을 들이자.

평면적으로 생각나는 것을 글로써 문장을 만들어 표현해서는 절대 도해 능력이 커질 수 없다. 도해를 잘 해내기 위해서는 간단한 핵심 단어만으로 생각을 정리하고 그렇게 정리된 단어들간의 관계를 연결해보면 쉽게 생각이 정리되고 명쾌해진다. 도해는 문서를 정리하기 위해서도 이용되지만 생각을 정리하는데 더 유용하다. 혼란에 빠진 머리속의 생각들을 보다 명쾌하게 만들어주는 것이 도해이기도 하다.

이제 표현하려는 것, 생각의 정리가 필요한 것을 그림으로 그려보자. 수 십장의 말과 글을 한 장의 그림이 대신해줄 것이다.